ปรับ Mindset คน เพื่อ เปลี่ยนองค์กรให้อยู่รอด ด้วย Workplace Transformation

November 18, 2018

📌 ปรับ Mindset คน เพื่อ เปลี่ยนองค์กรให้อยู่รอด ด้วย Workplace Transformation

เทรนด์ของการออกแบบพื้นที่ทำงานขององค์กรธุรกิจ ในช่วงหลายปีที่ผ่านมานี้ เริ่มมีการเปลี่ยนแปลงไปมากอย่างมีนัยสำคัญ และกล่าวได้ว่า เรื่องการออกแบบพื้นที่ทำงาน หรือเวิร์คเพลส (Workplace) กำลังมีบทบาทและมีอำนาจมากขึ้นในด้านการทำงานเพื่อสร้างผลลัพธ์และประสิทธิผลของงานให้เกิดขึ้นในทางบวก

ยิ่งเมื่อทุกวันนี้โลกกำลังเคลื่อนเข้าสู่ยุคเศรษฐกิจใหม่ (New Economy) ด้วยแล้ว ยิ่งส่งผลให้การออกแบบเวิร์คเพลสมีความจำเป็นไม่น้อย และเป็นอีกเครื่องมือที่สำคัญที่จะผลักดันให้องค์กรธุรกิจเกิดการปรับตัวเพื่อนำพาธุรกิจให้อยู่รอดได้ ไม่ถูกแทรกแซงหรือรับผลกระทบ (Disruption) จากโลกยุคใหม่ กล่าวได้ว่า….นี่คือการก้าวเข้าสู่ เวิร์คเพลส ทรานส์ฟอร์เมชั่น (Workplace Transformation) อย่างแท้จริง เพราะสมัยนี้การออกแบบหรือการดีไซน์พื้นที่การทำงาน ไม่เพียงแต่เป็นแค่การใช้แนวคิดออกแบบเพื่อให้เหมาะสมกับคน หรือเพื่อให้เหมาะสมกับจำนวนคนที่มีอยู่ หรือออกแบบเพื่อความสวยงามเท่านั้น แต่ยุคเศรษฐกิจใหม่ที่อะไรก็แล้วแต่ที่เราคาดไม่ถึงจะเป็นแห่งการดิสรัปชั่น (Disruption) เราได้ตลอดเวลา การออกแบบที่ดีก็คงต้องคำนึงถึงวิถีชีวิตและเอื้อต่อความคิดสร้างสรรค์เป็นสำคัญด้วย

ต้องเริ่มแก้ที่คนก่อนทำ เวิร์คเพลส ทรานส์ฟอร์เมชั่น

นายสมบัติ งามเฉลิมศักดิ์ ผู้ร่วมก่อตั้ง เปเปอร์สเปซ (PAPERSPACE) บริษัทออกแบบของไทยที่เติบโตและสร้างชื่อเสียงในสิงคโปร์ ให้มุมมองไว้อย่างน่าคิดว่า “ก่อนที่เราจะออกแบบเวิร์คเพลส หรือว่าเราจะทำ เวิร์คเพลส ทรานส์ฟอร์เมชั่น เราต้องค้นหาแกนหลักให้ได้ก่อนว่า เราจะเปลี่ยนแปลงเพื่ออะไร เพื่อต้องการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน หรือเปลี่ยนเพื่อต้องการลดต้นทุนการดำเนินงาน หรือจะด้วยเหตุผลอะไรก็แล้วแต่ เราต้องรู้ก่อนว่าเรามีวัตถุประสงค์อะไรให้ชัดเจน ดังนั้นหน้าที่ของนักออกแบบจะต้องค้นหาแกนหลักให้ได้ก่อน”

ขณะที่ปัจจัยหลักของการทรานส์ฟอร์เมชั่น ที่ “สมบัติ” ย้ำเสมอก็คือ คน ที่ต้องยอมรับและปรับตัวให้ทันกับการเปลี่ยนแปลง และต้องยอมรับกับสิ่งที่เกิดขึ้น ซึ่งหมายถึงคนในทุกระดับขององค์กร ทรัพยากรบุคคลถือเป็นสิ่งสำคัญในการขับเคลื่อนธุรกิจ แต่อาจลืมไปว่า พื้นที่การทำงานที่เหมาะสมก็เป็นหนึ่งในกลยุทธ์สำคัญที่ทำให้องค์กรขันเคลื่อนไปข้างหน้าได้อย่างมั่นคงเช่นกัน

“เรื่องของคน ถือว่าเป็นปัญหาใหญ่มาก เพราะสังคมไทยของเราตั้งแต่อดีตถึงปัจจุบัน ยังคงยึดติดกับอำนาจ และตำแหน่ง โดยเฉพาะถ้าใครเป็นหัวหน้า ผู้บังคับบัญชา หรือเจ้าขององค์กร กลุ่มคนเหล่านี้มักจะมีความคิดเสมอว่า ต้องมีห้องทำงานส่วนตัว มีพื้นที่ส่วนตัวขนาดใหญ่ มีโต๊ะส่วนตัว มีที่เก็บของตัวเอง ซึ่งนี่เป็นเรื่องที่เปลี่ยนแปลงความคิดและค่านิยมได้ยาก แต่หากสามารถทำให้เกิดการยอมรับการเปลี่ยนแปลงของการใช้พื้นที่รูปแบบใหม่ได้ ก็สามารถที่จะทำการออกแบบเวิร์คเพลสใหม่ได้อย่างสมบูรณ์แบบ และเกิดประโยชน์สูงสุดต่อองค์กร

มีการประมาณการณ์ไว้ว่า ในปี 2563 ประชากรเกินกว่าครึ่งหนึ่งในองค์กรจะเป็นคนในยุคเจนเนอเรชั่นวาย (Generation Y) ซึ่งคนกลุ่มนี้มีระบบความคิด รวมถึงค่านิยมในการทำงานที่แตกต่างจากคนรุ่นก่อนหน้าอย่างมาก การออกแบบพื้นที่การทำงานในอนาคตจึงต้องออกแบบมาโดยคำนึงถึงคนกลุ่มนี้ให้มากขึ้น ใช้แนวคิดการออกแบบที่คำนึงถึงอารมณ์ (Emotional) มากกว่าการคำนึงถึงประโยชน์ใช้สอย (Functional)

สังเกตได้ว่า องค์กรหลายแห่งยุคนี้เริ่มที่จะให้ความสำคัญกับการออกแบบพื้นที่ทำงานให้เป็นพื้นที่ส่วนกลางมากขึ้น และลดขนาดของพื้นที่ส่วนตัวของพนักงานหรือแม้แต่ผู้บริหารระดับสูงให้น้อยลง มีโต๊ะทำงานเล็กลง เพื่อกระตุ้นให้พนักงานหันมาใช้พื้นที่ส่วนกลาง ถือเป็นการสร้างโอกาสในการพบปะ พุดคุย และแลกเปลี่ยนความคิดกัน แทนที่จะหลบอยู่แต่ในมุมหรือโต๊ะของตัวเอง เพื่อจุดประกายความคิดใหม่ๆ แทนทีจะทำงานลำพังส่วนตัว ขณะเดียวกันพื้นที่ของสำนักงานก็มีแนวโน้มที่ลดขนาดลงเรื่อยๆ แต่ใช้การกระจายไปตามพื้นที่ต่างๆ ซึ่งเป็นที่มาของ Co-Working Space นั่นเอง

สำหรับองค์กรใหญ่ๆ ระดับโลกอย่าง กูเกิ้ล (Google) หรือเฟซบุ๊ก (Facebook) ก็ยังให้ความสำคัญกับการทำ เวิร์คเพลส ทรานส์ฟอร์เมชั่น มีการออกแบบพื้นที่การทำงานแบบใหม่ที่หลุดจากกับดักเดิมๆ ซึ่งจากประสบการณ์ที่ “สมบัติ” เคยออกแบบพื้นที่สำนักงานให้ทั้งสององค์กรนี้ไม่ว่าจะเป็น กูเกิ้ลในมะนิลา (ฟิลิปปินส์) หรือจาการ์ตา (อินโดนีเซีย) หรือในส่วนของเฟซบุ๊กเองนั้น พบว่า

“สไตล์ออฟฟิศของ เฟซบุ๊ก ที่ดูแล้วเหมือนกับว่าจะยังสร้างไม่เสร็จ แต่จริงๆ เป็นแนวคิดขององค์กรที่ต้องการสื่อสารให้พนักงานรู้สึกว่า ไม่ว่าเฟซบุ๊กจะเติบโตไปเท่าไร หรือในปัจจุบันที่อายุมากกว่า 10 ปีแล้วก็ตาม แต่ตอนนี้เราเพิ่งเดินทางมาได้แค่ 1% เท่านั้นเอง เรายังเหลือระยะทางต้องเดินอีก 99% ซึ่งหมายความว่าเราต้องพัฒนาและก้าวต่อไปไม่หยุดยั้ง เป็นการกระตุ้นพนักงานว่าต้องพยายามอย่างต่อเนื่องเพื่อให้ถึงเป้าหมาย”

ขณะที่ด้านของ กูเกิ้ล ก็มีแนวความคิดที่ว่า ผลงานหรือไอเดียดีๆ นั้นไม่ได้เกิดขึ้นที่โต๊ะทำงาน หรือโต๊ะส่วนตัว แต่มักเกิดขึ้นมาท่ามกลางสภาพแวดล้อมที่ดีและเหมาะสม กูเกิ้ลจึงลงทุนที่จะสร้างพื้นที่ให้เกิดประโยชน์ใช้สอยสูงสุด ซึ่งส่งผลต่อความรู้สึกและความคิดสร้างสรรค์ของพนักงาน ไม่ว่าจะเป็นห้องอาหาร ห้องนั่งเล่น และห้องประชุม

สมบัติ ยังวิเคราะห์ด้วยว่า ในเมืองไทยองค์กรส่วนใหญ่อาจจะยังไม่เห็นความสำคัญหรือเข้าใจเรื่อง เวิร์คเพลส ทรานส์ฟอร์เมชั่น ว่าคืออะไร สำคัญอย่างไร มีความจำเป็นมากน้อยแค่ไหน เพราะหลายแห่งยังยึดติดกับระบบแนวคิดเดิม อาทิ หัวหน้าต้องมีห้อง พื้นที่ต้องใหญ่ และห้องต้องอยู่มุมมีหน้าต่าง ทั้งๆ ที่องค์กรต้องตระหนักให้มากและต้องเปลี่ยนแปลงเพื่อให้อยู่รอดได้ในยุคเศรษฐกิจปัจจุบัน

“ทีดีอาร์ไอ” ความท้าทายการเปลี่ยนแปลง

อย่างไรก็ตาม องค์กรที่มีการเปลี่ยนแปลงและน่าชื่นชมก็มีให้เห็น ดังเช่นกรณีของสถาบันวิจัยเพื่อการพัฒนาประเทศไทย (TDRI) ดร.เดือนเด่น นิคมบริรักษ์ ผู้อำนวยการวิจัย ด้านการบริหารจัดการระบบเศรษฐกิจ ยอมรับว่า “เราไม่ได้เปลี่ยนแปลงพื้นที่การทำงานของตัวเองมานานกว่า 30 ปี ทั้งๆ ที่โลกเปลี่ยนแปลงไปมาก แม้แต่ผู้คนเองก็เปลี่ยนไปหมดแล้ว ต้องยอมรับว่า อนาคตของทีดีอาร์ไอ จะต้องเข้าสู่ยุคของคนรุ่นมิลเลนเนียล (Millennials) แล้ว คนกลุ่มนี้จะเป็นคนที่เข้ามารับช่วงทำงานต่อจากเรา”

“ตอนแรกที่เราคิดจะทำเวิร์คเพลส ทรานส์ฟอร์เมชั่น ก็มีการต่อต้านพอสมควร เพราะถือว่าเป็นการเปลี่ยนแปลงใหม่หมด แต่สุดท้ายก็มีการยอมรับและปิดออฟฟิศนานถึง 6 เดือน เพื่อการปรับเปลี่ยนใหม่ ซึ่งปัญหาหนึ่งที่ ทีดีอาร์ไอ ต้องเผชิญก็คือเรื่องของ คน เช่นเดียวกัน ที่ต้องพยายามปรับเปลี่ยนมุมความคิดของพื้นที่การทำงานให้ได้ เพราะยังมีความคิดที่ต้องมีพื้นที่ส่วนตัวเองเป็นหลัก มีอาณาจักรของตัวเอง

แต่หลังจากที่ให้ทางเปเปอร์สเปซเข้ามาออกแบบและวางผังของพื้นที่สำนักงานใหม่ ทำให้ภาพรวมดูดีขึ้น บรรยากาศดูทันสมัย และมีความรู้สึกที่น่าอยู่มากขึ้น โดยเน้นสร้างพื้นที่ส่วนกลางให้พนักงานได้มาใช้เป็นหลัก มากกว่าพื้นที่ส่วนตัว

สำหรับสิ่งที่ได้กลับมานั้น ดร.เดือนเด่น สรุปว่า “การใช้พื้นที่ในสำนักงานของเรา ทุกอย่างดูเป็นระบบระเบียบมากขึ้น เป็นไปในทิศทางที่ดีขึ้น พื้นที่ดูโล่งโปร่งตาสบาย ไม่อึดอัดไม่มีอะไรมากั้นสายตา พื้นที่กว้างขวางและมีส่วนกลางที่ ทำประโยชน์ได้มากกว่าเดิม ที่สำคัญในแง่ของผลผลิตหรือประสิทธิภาพการทำงาน ส่งผลต่อ Productivity ที่มากขึ้นด้วย”

“HUBBA” ชี้ต้องปรับไมนด์เซ็ท-ชูกลุ่มมิลเลนเนียล

นายอาร์ชวัส เจริญศิลป์ ประธานเจ้าหน้าที่บริหารกลยุทธ์องค์กร HUBBA Thailand ฉายภาพว่า สิ่งที่จะสร้างผลกระทบต่อเศรษฐกิจยุคใหม่ มีทั้งขนาด (Scale) และความเร็ว (Speed) หมายความว่าสิ่งที่สร้างขึ้นมานั้นไม่จำเป็นต้องมีปริมาณที่มากมาย หรือมีขนาดใหญ่โต แต่ต้องมีความเป็นเอกลักษณ์เฉพาะตัว และมีคุณค่า มีหลายปัจจัยที่จะเปลี่ยนแปลงเศรษฐกิจสร้างสรรค์ได้ อาทิ AI หรือปัญญาประดิษฐ์ Block Chain ซึ่งน่าจับตามองว่าพวกนี้จะเข้ามามีบทบาทเปลี่ยนแปลงเราอย่างไร แต่ที่สำคัญคือจะเปลี่ยนความสัมพันธ์ระหว่างคนกับแบรนด์ ที่จะทำให้ความสำคัญของแบรนด์ลดลงไป นี่คือสิ่งแบรนด์ต้องคำนึงถึงและตั้งรับให้ได้

ทว่า ปัจจัยหลักที่ต้องรับมือกับการเปลี่ยนแปลงสำหรับการก้าวเข้าสู่เศรษฐกิจยุคใหม่ก็คือ Millennials Generation คนกลุ่มนี้จะสำคัญมาก ซึ่งแตกต่างจากคนในรุ่นก่อนนี้ ทั้งแนวความคิด ความเชื่อ ซึ่งคาดว่าในปี 2563 จะมีถึง 2,000 ล้านคนทั่วโลก โดยจะเป็นกลุ่มคนที่ควบคุมการใช้จ่ายทั่วโลกที่ซึ่งมูลค่ามากว่า 3 แสนล้านเหรียญสหรัฐ และเมื่อคนกลุ่มนี้เข้ามาเล่นการเมือง นายอาร์ชวัส วิเคราะห์ว่า คนกลุ่มดังกล่าวต้องการเข้ามาเปลี่ยนแปลงระบบต่างๆ เพื่อให้สามารถกำหนดยุทธศาสตร์และสร้างสรรค์เศรษฐกิจยุคใหม่ได้ โดยไม่มีรูปแบบหรือความคิดเดิมๆ มาเป็นตัวสกัดกั้น

อย่างไรก็ตาม ประเทศไทย จะได้ประโยชน์จาก New Economy ได้หากมีการตั้งตัวและปรับตัวได้ทัน ซึ่งองค์กรใหญ่ๆ ควรเตรียมพร้อมในการรับมือที่จะถูกดิสรับชั่นด้วยการปรับมายด์เซ็ต (Mind Set)ผู้บริหารระดับสูง สำหรับการปรับเปลี่ยนข้อห้ามต่างๆ และเรื่องของ Innovation หากซีอีโอหรือผู้บริหารระดับสูงไม่มีวิชั่นหรือกลยุทธ์ที่ชัดเจนว่าจะพาองค์กรเดินต่อไปอย่างไร ก็ถือว่าเป็นการดิสรับชั่นตัวเองแล้ว

ครีเอทีฟ อีโคโนมี พลังสร้างเศรษฐกิจใหม่

ทางด้าน นายกิตติรัตน์ ปิติพานิช ปฏิบัติหน้าที่ผู้อำนวยการ สำนักงานส่งเสริมเศรษฐกิจสร้างสรรค์ หรือ ซีอีเอ (CEA) มองว่า เศรษฐกิจสร้างสรรค์ หรือ Creative Economy เป็นความหวังสำคัญที่จะสร้างสรรค์ระบบเศรษฐกิจใหม่ขึ้นมา

“หลายประเทศที่มีการเติบโตอย่างมากทางด้านเศรษฐกิจสร้างสรรค์ เพราะมีการบริหารจัดการที่มีแนวคิดในการทำที่ดี อาทิ หากใครมีการทำเศรษฐกิจสร้างสรรค์ทีดีน่าสนใจ รัฐบาลก็จะมีการประกาศให้รางวัลเป็นสิ่งตอบแทน (Incentive) เพื่อกระตุ้นให้เอกชนทำต่อ ไม่ว่าจะเป็นออกมาตรการลดภาษีต่างๆ หรือสนับสนุนการดำเนินงาน ด้วยการให้งบประมาณจำนวนหนึ่ง ซึ่งสิ่งเหล่านี้เป็นแรงขับเคลื่อนให้เกิดเศรษฐกิจสร้างสรรค์” นายกิตติรัตน์ กล่าว

จากบทสนทนาที่เกิดขึ้นจากงานเสวนา Corporate Transformation for New Economy นั้น ทำให้เห็นถึงอนาคตของการเตรียมเผชิญกับเศรษฐกิจใหม่ ซึ่งแน่นอนว่า “คน” เป็นปัจจัยสำคัญของแรงขับเคลื่อน การให้ความสำคัญกับ “คน” ในมิติต่างๆ ย่อมสร้างประโยชน์ให้กับองค์กรไม่ทางใดก็ทางหนึ่ง ซึ่ง Workplace Transformation เป็นหนึ่งในเครื่องมือสำคัญของการขับเคลื่อนองค์กรสู่เป้าหมาย ความสำเร็จในทุกๆ เรื่องย่อมเกิดขึ้นไม่ได้หากไม่มีการเปลี่ยนแปลง ธุรกิจเองก็เช่นเดียวกัน